Импорт контактов: инструкция по подготовке данных о контактах к импорту в PREX CRM
Важная особенность PREX CRM – это большое количество встроенных рубрикаторов и база медиа с мета-информацией о СМИ. Это
позволяет в несколько кликов сегментировать контакты по разным признакам и отправлять массовые рассылки с учетом
интересов журналистов.
Добавляя контакты через интерфейс системы вручную, рубрикаторы позволяют быстро назначить контакту нужные свойства,
указать должность, место жительства, тематики на которых специализируется журналист и т.д..
Для массового добавления контактов в систему, например при начале работы в PREX CRM, перенести их можно через функцию
импорта.
Импорт проходит в несколько этапов. Вначале, вам нужно подготовить базу.
При начале работы в PREX CRM, если у вас уже есть база контактов, то перенести ее можно с помощью функции импорта. Чтобы
ваши контакты можно было связать с рубрикаторами системы мы подготовили простой шаблон, заполнив который вы сможете
подготовить свою базу для быстрого импорта.
В будущем вы сможете выгружать контакты из системы в формате Excel-файла и импортировать эти файлы обратно с
изменениями.
Первый импорт контактов
Откройте шаблон импорта файлов, нажав на кнопку ниже. Для работы с шаблоном вам потребуется аккаунт в сервисах Google.
Если он у вас уже есть, авторизуйтесь для копирования документа. Если такого аккаунта у вас нет, вы можете
зарегистрировать его здесь.
Открыть шаблон импорта контактов
После авторизации при открытии шаблона вам будет доступна опция копирования. Чтобы скопировать шаблон, откройте меню
Файл и нажмите Создать копию, далее нажмите ОК. После этого у вас откроется уже ваша копия шаблона импорта, которую
вы сможете заполнить данными. Вы также можете скачать шаблон и работать с ним в Excel.
Примечания по заполнению данных
Сопоставление медиа (поля Название медиа, Поиск медиа по названию, PREX Media ID)
PREX Media ID
Сопоставление ваших контактов с данными о медиа из базы PREX нужно для лучшей работы фильтров География, Тематика,
Coverage Rank и ряда других.
Для корректного сопоставления нужно для каждого контакта указать идентификатор СМИ в базе медиа PREX в поле PREX Media
ID. Идентификатор медиа доступен в адресной строке вашего браузера, когда вы открываете карточку медиа:
Выделенное значение — идентификатор медиа PREX
Если необходимое вам СМИ отсутствует в базе медиа PREX , вы можете добавить его в своем аккаунте PREX в разделе База
медиа (https://prex.app/media-companies), после чего использовать ID созданного медиа.
Поиск медиа по названию
Чтобы упростить проставление Media ID можно воспользоваться полем Поиск медиа по названию. Если вы найдете и укажете
нужное медиа в этом поле, то PREX Media ID можно не заполнять.
Название медиа
Данное поле не работает при сопоставлении контакта с медиа. В случае отсутствия данных о Media ID информация из него
добавляется в поле Комментарий карточки контакта и никак не влияет на работу фильтров.
Вы можете использовать это поле как черновое при проставлении Media ID, либо как временное решение (если не хотите
тратить время на сопоставление контактов и медиа в рамках текущей загрузки и планируете сделать это позже).
Имя
Введите в это поле имя контакта.
Фамилия
Введите в это поле фамилию контакта. Если вы ее не знаете, можете оставить поле пустым.
Отчество
Введите в это поле отчество контакта. Поле можно оставить пустым.
Должность
Если хотите указать должность контакта, выберите ее из выпадающего списка. Для отображения списка дважды кликните по
ячейке или нажмите на треугольник.
В случае если вы не нашли нужную должность, выберите наиболее подходящую и/или укажите должность в свободном формате в
поле Комментарий.
Название редакции
В PREX CRM есть два типа контактов: Журналист и Редакция. Журналист это стандартный тип контакта для которого
заполняется ФИО и Должность, а Редакция используется для случаев, когда нужно добавить общий редакционный
контакт.
Когда вы добавляете общий контакт введите в это поле название редакции, например: Отдел культуры, Редакция сайта и т.п.,
а поля Имя, Фамилия, Отчество и Должность оставьте пустыми.
Место жительства
В данном поле можно указать место жительства вашего контакта. В будущем эта информация будет полезна для использования
фильтров или для опции рассылки по часовым поясам.
Начните печатать название локации на русском языке и выберите подходящий вариант из выпадающего списка. Для России можно
указывать регион или город. Для остальных стран вводите страну, чтобы увидеть все доступные локации.
Email
В этой ячейке введите один адрес электронной почты. Если вам нужно указать несколько email для контакта, то нажмите на +
над столбцом Email и разверните столбцы дополнительных email-адресов.
Телефон
В этой ячейке введите один телефонный номер. Если вам нужно указать несколько телефонов для контакта, то нажмите на +
над столбцом Телефон и разверните столбцы дополнительных номеров.
Для того, чтобы добиться максимальной совместимости, указывайте телефон в федеральном формате без знака +. Вместо
восьмерки вначале используйте код страны, вводите только цифры, без разделителей (пробелы, скобки, дефисы).
Например: 79251234567, 74951234455 и т.п.. Если вам нужно указать добавочный номер, то указывайте его через
английскую букву x, например: 74951234455x312, 78452908070x42 и т.п.
Поля пулов (Пул, Пул 2 и т.д.) и меток (Метка, Метка 2 и т.д.)
В начале работы с системой Пулы и Метки – это основной механизм сегментации ваших контактов. Пулы это генеральные
сегменты вашей базы журналистов, а Метки это теги или признаки, которые выделяют специфические группы журналистов
или статусы по работе с журналистами.
Рекомендуется вводить свои Пулы и/или Метки для каждой группы контактов, которые вы хотите иметь возможность выделять в
вашей базе. Например, если вы переносите контакты из Excel-файла, Пулами могут быть названия этих листов. Метками же
можно отражать принадлежность контактов к определенной тематике или проекту.
Указывайте по одному Пулу в каждом столбце. Чтобы отобразить столбцы дополнительных Пулов, нажмите на + над столбцом
Пул 2. Если вам нужно более 5 пулов добавьте дополнительные столбцы и назовите их Пул 6, Пул 7 и т.д..
Указывайте по одной метке в каждом столбце. Чтобы отобразить столбцы дополнительных меток, нажмите на + над столбцом
Метка 2. Если вам нужно более 5 меток добавьте дополнительные столбцы и назовите их Метка 6, Метка 7 и т.д..
Комментарий
В поле Комментарий в свободной форме можно указывать текстовую информацию. Например, это может быть общая характеристика
контакта, краткая история сотрудничества или иные полезные данные.
Для переноса строки в ячейке используйте комбинацию клавиш Alt+Enter.
Дополнительные данные
Вы можете добавить в шаблон произвольные столбцы с любыми дополнительными данными. При импорте эти данные в
упорядоченном виде будут записаны в поле Комментарий.
.jpeg)