Важная особенность PREX CRM – это большое количество встроенных рубрикаторов и база медиа с мета-информацией о СМИ. Это позволяет в несколько кликов сегментировать контакты по разным признакам и отправлять массовые рассылки с учетом интересов журналистов.

Добавляя контакты через интерфейс системы вручную, рубрикаторы позволяют быстро назначить контакту нужные свойства, указать должность, место жительства, тематики на которых специализируется журналист и т.д..

Для массового добавления контактов в систему, например при начале работы в PREX CRM, перенести их можно через функцию импорта.

Импорт проходит в несколько этапов. Вначале, вам нужно подготовить базу.

При начале работы в PREX CRM, если у вас уже есть база контактов, то перенести ее можно с помощью функции импорта. Чтобы ваши контакты можно было связать с рубрикаторами системы мы подготовили простой шаблон, заполнив который вы сможете подготовить свою базу для быстрого импорта.

В будущем вы сможете выгружать контакты из системы в формате Excel-файла и импортировать эти файлы обратно с изменениями.

Первый импорт контактов

Откройте шаблон импорта файлов, нажав на кнопку ниже. Для работы с шаблоном вам потребуется аккаунт в сервисах Google. Если он у вас уже есть, авторизуйтесь для копирования документа. Если такого аккаунта у вас нет, вы можете зарегистрировать его здесь. 

После авторизации при открытии шаблона вам будет доступна опция копирования. Чтобы скопировать шаблон, откройте меню Файл и нажмите Создать копию, далее нажмите ОК. После этого у вас откроется уже ваша копия шаблона импорта, которую вы сможете заполнить данными. Вы также можете скачать шаблон и работать с ним в Excel.

Примечания по заполнению данных

Сопоставление медиа (поля Название медиа, Поиск медиа по названию, PREX Media ID)

PREX Media ID

Сопоставление ваших контактов с данными о медиа из базы PREX нужно для лучшей работы фильтров География, Тематика, Coverage Rank и ряда других. 

Для корректного сопоставления нужно для каждого контакта указать идентификатор СМИ в базе медиа PREX в поле PREX Media ID. Идентификатор медиа доступен в адресной строке вашего браузера, когда вы открываете карточку медиа:

Выделенное значение — идентификатор медиа PREX

Если необходимое вам СМИ отсутствует в базе медиа PREX , вы можете добавить его в своем аккаунте PREX в разделе База медиа (https://prex.app/media-companies), после чего использовать ID созданного медиа.

Поиск медиа по названию

Чтобы упростить проставление Media ID можно воспользоваться полем Поиск медиа по названию. Если вы найдете и укажете нужное медиа в этом поле, то PREX Media ID можно не заполнять. 

Название медиа

Данное поле не работает при сопоставлении контакта с медиа. В случае отсутствия данных о Media ID информация из него добавляется в поле Комментарий карточки контакта и никак не влияет на работу фильтров. 

Вы можете использовать это поле как черновое при проставлении Media ID, либо как временное решение (если не хотите тратить время на сопоставление контактов и медиа в рамках текущей загрузки и планируете сделать это позже).

Имя

Введите в это поле имя контакта.

Фамилия

Введите в это поле фамилию контакта. Если вы ее не знаете, можете оставить поле пустым.

Отчество

Введите в это поле отчество контакта. Поле можно оставить пустым.

Должность

Если хотите указать должность контакта, выберите ее из выпадающего списка. Для отображения списка дважды кликните по ячейке или нажмите на треугольник.

В случае если вы не нашли нужную должность, выберите наиболее подходящую и/или укажите должность в свободном формате в поле Комментарий.

Название редакции

В PREX CRM есть два типа контактов: Журналист и Редакция. Журналист это стандартный тип контакта для которого заполняется ФИО и Должность, а Редакция используется для случаев, когда нужно добавить общий редакционный контакт.

Когда вы добавляете общий контакт введите в это поле название редакции, например: Отдел культуры, Редакция сайта и т.п., а поля Имя, Фамилия, Отчество и Должность оставьте пустыми.

Место жительства

В данном поле можно указать место жительства вашего контакта. В будущем эта информация будет полезна для использования фильтров или для опции рассылки по часовым поясам.

Начните печатать название локации на русском языке и выберите подходящий вариант из выпадающего списка. Для России можно указывать регион или город. Для остальных стран вводите страну, чтобы увидеть все доступные локации.

Email

В этой ячейке введите один адрес электронной почты. Если вам нужно указать несколько email для контакта, то нажмите на + над столбцом Email и разверните столбцы дополнительных email-адресов.

Телефон

В этой ячейке введите один телефонный номер. Если вам нужно указать несколько телефонов для контакта, то нажмите на + над столбцом Телефон и разверните столбцы дополнительных номеров.

Для того, чтобы добиться максимальной совместимости, указывайте телефон в федеральном формате без знака +. Вместо восьмерки вначале используйте код страны, вводите только цифры, без разделителей (пробелы, скобки, дефисы). Например: 79251234567, 74951234455 и т.п.. Если вам нужно указать добавочный номер, то указывайте его через английскую букву x, например: 74951234455x312, 78452908070x42 и т.п.

Поля пулов (Пул, Пул 2 и т.д.) и меток (Метка, Метка 2 и т.д.)

В начале работы с системой Пулы и Метки – это основной механизм сегментации ваших контактов. Пулы это генеральные сегменты вашей базы журналистов, а Метки это теги или признаки, которые выделяют специфические группы журналистов или статусы по работе с журналистами. 

Рекомендуется вводить свои Пулы и/или Метки для каждой группы контактов, которые вы хотите иметь возможность выделять в вашей базе. Например, если вы переносите контакты из Excel-файла, Пулами могут быть названия этих листов. Метками же можно отражать принадлежность контактов к определенной тематике или проекту.

Указывайте по одному Пулу в каждом столбце. Чтобы отобразить столбцы дополнительных Пулов, нажмите на + над столбцом Пул 2. Если вам нужно более 5 пулов добавьте дополнительные столбцы и назовите их Пул 6, Пул 7 и т.д..

Указывайте по одной метке в каждом столбце. Чтобы отобразить столбцы дополнительных меток, нажмите на + над столбцом Метка 2. Если вам нужно более 5 меток добавьте дополнительные столбцы и назовите их Метка 6, Метка 7 и т.д..

Комментарий

В поле Комментарий в свободной форме можно указывать текстовую информацию. Например, это может быть общая характеристика контакта, краткая история сотрудничества или иные полезные данные.

Для переноса строки в ячейке используйте комбинацию клавиш Alt+Enter.

Дополнительные данные

Вы можете добавить в шаблон произвольные столбцы с любыми дополнительными данными. При импорте эти данные в упорядоченном виде будут записаны в поле Комментарий.