Важная особенность PREX CRM – это большое количество встроенных рубрикаторов и база медиа с мета-информацией о СМИ. Это позволяет в несколько кликов сегментировать контакты по разным признакам и отправлять массовые рассылки с учетом интересов журналистов.

Добавляя контакты через интерфейс системы вручную, рубрикаторы позволяют быстро назначить контакту нужные свойства, указать должность, место жительства, тематики на которых специализируется журналист и т.д.. 

Для массового добавления контактов в систему, например при начале работы в PREX CRM, перенести их можно через функцию импорта.

Импорт проходит в несколько этапов. Вначале, вам нужно подготовить базу.

При начале работы в PREX CRM, если у вас уже есть база контактов, то перенести ее можно с помощью функции импорта. Чтобы ваши контакты можно было связать с рубрикаторами системы мы подготовили простой шаблон, заполнив который вы сможете подготовить свою базу для быстрого импорта. 

В будущем вы сможете выгружать контакты из системы в формате Excel-файла и импортировать эти файлы обратно с изменениями.

Первый импорт контактов

Откройте шаблон импорта файлов, нажав на кнопку ниже. Для работы с шаблоном вам потребуется аккаунт в сервисах Google. Если он у вас уже есть, авторизуйтесь для копирования документа. Если такого аккаунта у вас нет, вы можете зарегистрировать его здесь. 

Открыть шаблон импорта контактов

После авторизации при открытии шаблона вам будет доступна опция копирования. Чтобы скопировать шаблон, откройте меню Файл и нажмите Создать копию, далее нажмите ОК. После этого у вас откроется уже ваша копия шаблона импорта, которую вы сможете заполнить данными.

Примечания по заполнению данных

Медиа

Введите в это поле название медиа в общеупотребимой форме. Например: Коммерсант, Комсомольская правда, Psychologies, VC.ru и т.п. 

Имя

Введите в это поле имя контакта.

Фамилия

Введите в это поле фамилию контакта. Если вы ее не знаете, можете оставить поле пустым. 

Отчество

Введите в это поле отчество контакта. Поле можно оставить пустым. 

Название редакции

В PREX CRM есть два типа контактов: Журналист и Редакция. Журналист это стандартный тип контакта, а Редакция используется для случаев, когда нужно добавить общий редакционный контакт. 

По умолчанию поле Название редакции скрыто, чтобы его отобразить нажмите на иконку плюса над полем Имя. Когда вы добавляете общий контакт введите в это поле название редакции, например: Отдел культуры, Редакция сайта и т.п., а поля Имя, Фамилия и Отчество оставьте пустыми.  

Должность

Если хотите указать должность контакта, выберите ее из выпадающего списка. Для отображения списка дважды кликните по ячейке или нажмите на треугольник.

В случае если вы не нашли нужную должность, выберите наиболее подходящую и/или укажите должность в свободном формате в поле Комментарий.

Место жительства

В данном поле можно указать место жительства вашего контакта. В будущем эта информация будет полезна для использования фильтров или для опции рассылки по часовым поясам. 

Начните печатать название локации на русском языке и выберите подходящий вариант из выпадающего списка. Для России можно указывать регион или город. Для остальных стран вводите страну, чтобы увидеть все доступные локации.

Email

В этой ячейке введите один адрес электронной почты. Если вам нужно указать несколько email для контакта, то нажмите на + над столбцом Email и разверните столбцы дополнительных email-адресов. 

Телефон

В этой ячейке введите один телефонный номер. Если вам нужно указать несколько телефонов для контакта, то нажмите на + над столбцом Телефон и разверните столбцы дополнительных номеров. 

Для того, чтобы добиться максимальной совместимости, указывайте телефон в федеральном формате без знака +. Вместо восьмерки вначале используйте код страны, вводите только цифры, без разделителей (пробелы, скобки, дефисы). Например: 79251234567, 74951234455 и т.п.. Если вам нужно указать добавочный номер, то указывайте его через английскую букву x, например: 74951234455x312, 78452908070x42 и т.п.

Поля меток (Метка, Метка 2 и т.д.)

В начале работы с системой Метки – это основной механизм сегментации ваших контактов. Соответственно, рекомендуется вводить свою метку для каждой группы контактов, которые вы хотите иметь возможность выделять в вашей базе. Например, если вы переносите контакты из Excel-файла, метками могут быть названия этих листов. Также метками можно отражать принадлежность контактов к определенной тематике или проекту. 

Указывайте по одной метке в каждом столбце. Чтобы отобразить столбцы дополнительных меток, нажмите на + над столбцом Метка 2. Если вам нужно более 5 меток добавьте дополнительные столбцы и назовите их Метка 6, Метка 7 и т.д..

Комментарий

В поле Комментарий в свободной форме можно указывать текстовую информацию. Например, это может быть общая характеристика контакта, краткая история сотрудничества или иные полезные данные. 

Для переноса строки в ячейке используйте комбинацию клавиш Alt+Enter.

Дополнительные данные

Вы можете добавить в шаблон произвольные столбцы с любыми дополнительными данными. При импорте эти данные в упорядоченном виде будут записаны в поле Комментарий.

После того, как вы закончили перенос ваших контактов в шаблон, вам нужно выгрузить их в специальном формате для переноса в систему. Нажмите Файл -> Скачать -> CSV-файл (текущий лист). 

Загрузите полученный файл в PREX CRM и ожидайте завершения импорта. По завершению импорта или в случае проблем с данными вы получите письмо.